Spraakgestuurd rapporteren in de wijk wordt steeds efficiënter

Het systeem om rapportages in te spreken in plaats van te schrijven wordt steeds slimmer: er is meer tijdwinst en de rapportages worden beter. Wat is er veranderd de laatste jaren en wat zijn de aandachtspunten?

Wijkverpleegkundige Sanne Hofman van zorgorganisatie Patyna gebruikt de software voor spraakgericht rapporteren al sinds 2022. Sinds die tijd is er al behoorlijk wat veranderd.

Tijdswinst 

Hofman is heel tevreden over het inspreken van de rapportages. Het inspraaksysteem wordt steeds slimmer en het scheelt haar veel tijd. Bij Patyna is dat inmiddels 20 minuten per dienst van 8 cliënten, blijkt uit een evaluatie. Ook vermindert het inspraaksysteem het aantal spelfouten in rapportages flink: 24% van alle regels in geschreven rapportages (steekproef onder 10.000 regels) had spelfouten, bij de ingesproken rapportages is dat 4%.

Hoe werkt spraakgestuurd rapporteren in de wijk?

Het systeem voor spraakgestuurd rapporteren werkt verder heel simpel, laat Hofman zien. Als ze in het elektronisch cliëntendossier op ‘werkinstructie’ klikt, verschijnt er een microfoontje in het vak waarin de rapportage moet worden ingevuld. Klikt ze daarop, dan kan ze de rapportage inspreken. De ingesproken tekst komt vervolgens bij de juiste stap in het ECD te staan.

Rapporteren volgens SOEP
Patyna werkt voor de rapportage met SOEP: Subjectief, Objectief, Evaluatie en Plan. Dat kan er zo uitzien:

S: Mevrouw vertelt dat met name het linkerbeen nog erg dik is;
O: Linkerbeen is fors oedemateus;
E: Toename oedeem in onderbenen. Mogelijk als gevolg van verminderde mobiliteit;
P: Meneer en mevrouw bellen maandag de huisarts met de vraag of er iets gedaan kan worden aan de oedemateuze onderbenen.

Makkelijker te checken voor patiënt

Cliënten geven aan zich dankzij spraakgestuurd rapporteren meer betrokken te voelen bij de zorg, aldus Hofman. En ze kunnen zorgverleners gemakkelijker corrigeren als hun bevindingen niet kloppen.

‘Zo sprak ik eens in dat de cliënt last had van zijn rechterschouder. Vervolgens hoorde ik uit de keuken: “Nee, het is mijn rechterelleboog.” Een cliënt laten meeluisteren én laten zien dat het ook juist in het dossier staat, is dan ook vaak verstandig.’

Voor Sanne Hofman heeft spraakgestuurd rapporteren nog een ander specifiek voordeel. Zij is dyslectisch en kan nu eindelijk ook foutloze rapportages maken. ‘Heel goed voor mijn zelfvertrouwen.’ Ook voor laaggeletterde zorgverleners is spraakgestuurd rapporteren een enorme uitkomst, vertelt ontwikkelaar Attendi.

Aandachtspunten spraakgestuurd rapporteren in de wijk

Ondanks alle voordelen heeft spraakgestuurd rapporteren ook zeker een aantal aandachtspunten.

• Voor sommige cliënten is het minder geschikt. Bij cliënten met dementie en/of gedragsproblemen kan het onrust veroorzaken. Schat zelf in voor wie dit systeem te belastend is, is het advies.
• Volg een training. Niet omdat de techniek ingewikkeld is, maar omdat sommige verpleegkundigen het methodisch rapporteren nog onvoldoende in de vingers hebben, aldus Sanne Hofman. Bedenken wat gerapporteerd moet worden en tegelijk inspreken is hoe dan ook wennen, blijkt uit de evaluatie. ‘Maar hoe vaker je het doet, hoe beter het gaat.’
• Minister Fleur Agema van VWS wil dat de regeldruk in 2030 met 50% is teruggedrongen. Gaat spraakgestuurd rapporteren daarbij helpen? Sanne Hofman: ‘Spraakgestuurd rapporteren is zeker een goed initiatief, maar het probleem van administratiedruk is alleen hiermee niet opgelost.’